はじめに

NI Collabo バスケットとは

バスケットはAI-OCRでファイルを解析し、最適な機能に自動で振り分ける機能です。

見積書、請求書、領収書、議事録、提案書、名刺など、日々の業務では様々な電子ファイルのやり取りが発生しています。

こうしたファイルをバスケットボールのように投げ込むだけで、

「領収書は経費精算」
「請求書は支払管理」
「見積書は電帳法ストレージ」
「提案書はナレッジ・コラボレーション」
「名刺はSFAのパーソン情報」

といったように、ファイル名や内容をAIが解析して各機能に自動的に振り分けます。
本文に内容を転記することもでき、業務を簡素化 & 効率化することができます。

利用イメージ

動作環境

Android 9 以降

認証する

認証方法

アプリを利用するために認証を行います。
認証には、「NI Collabo 360」のログイン情報が必要です。
下記のいずれかの方法で認証を行います。

QRコード認証は、アプリを利用する端末とは別途、QRコードを表示するための端末が必要です。
他に端末が手元に無い場合は、パスワード認証をご利用ください。

QRコード認証

  1. アプリで読み取るQRコードを表示するため、
    アプリを利用する端末とは別の端末を使い、ブラウザで「NI Collabo 360」にログインします。

  2. 「オプション設定 > 基本設定 > スマートフォンアプリ > 認証」に遷移するとQRコードが表示されます。
    ※「NI Collabo 360」ポータル画面下部の「アプリ認証」から開くこともできます。

  3. アプリを起動して認証情報を開きます。

  4. 「QRコード認証」ボタンをタップしてカメラを起動します。
    ※QRコードを読み取るため、カメラの使用権限を許可してください。

  5. 起動したカメラでQRコードを読み取ってください。

QRコード認証

パスワード認証

  1. アプリを起動して認証情報を開きます。

  2. 連携先URLを入力してください。
    ※連携先URLはブラウザで「NI Collabo 360」にログイン後、
    「オプション設定 > 基本設定 > スマートフォンアプリ > 認証」に遷移すると記載されています。
    ※「NI Collabo 360」ポータル画面下部の「アプリ認証」から開くこともできます。
    ※スマートフォンまたはタブレットで画面表示すると、連携先URLの横に「コピー」ボタンが表示されます。
     連携先URLをコピー&ペーストで入力することができます。

  3. ID、Passwordを入力してください。接続ができれば完了です。
    ※「NI Collabo 360」の標準版にログインする際のID、Passwordです。

パスワード認証

使い方

ファイルをアップロードする

バスケットアイコンをタップし、「ファイルを選択」をタップしてください。
ファイルを選択するとアップロードが始まります。

ファイル選択画面

アップロードが完了すると、解析処理が始まります。
解析が完了するとプッシュ通知でお知らせします。
解析には時間がかかることがあります。解析中はほかのことをすることもできますし、すぐに次のファイルをアップロードすることもできます。アプリを閉じていただいてもかまいません。

アップロードしたファイルの一覧は上から下へスワイプすることで最新情報を取得できます。

解析完了画面

写真を撮影してアップロードする

名刺や領収書などの書類をカメラで撮影してアップロードします。

カメラで撮影する

撮影する

被写体がガイドラインの内側に収まるように撮影してください。

撮影画面
アイコン 説明

Icon 1

撮影します。

Icon 2

撮影のヒントを開きます。

Icon 3

フラッシュの使用有無を切り替えます。非対応の端末では使用できません。

Icon 4

ズームアウト/ズームイン を切り替えます。

Tip

撮影のポイント

  • ピントが合うように、被写体との距離を調整してください。

  • 適度な明るさの場所で撮影してください。

  • 材質によって文字が反射する場合は照明を調整してください。

  • 撮影結果にブレ・歪み・テカリ・影がある場合、解析不良の原因となるため撮り直してください。

撮影確認画面
  • 「 OK 」をタップすると、撮影した写真をアップロードします。

  • 「続けて撮影」をタップすると、撮影した写真をアップロードして次の撮影に移ります。

  • 「撮り直し」をタップすると、撮影した写真を破棄して撮影画面に戻ります。

  • 回転ボタンをタップして写真の向きを変えることができます。

  • 不要な部分を切り取りたい場合は、「切り取り」をタップしてください。

切り取り

画像の不要な部分を切り取ることができます。
撮影画像確認画面で「切り取り」ボタンをタップして画面遷移します。
または撮影状況により撮影後に自動的に切り取り画面に遷移することがあります。

トリミング画面
切り取り手順
  1. 丸い部分を動かして対象の四隅を指定します。

  2. OKボタンをタップします。

保存先の候補を選択する

解析完了すると、保存先の候補がリストアップされます。

バスケット一覧画面

保存先ごとの処理は以下の通りです。

保存先の候補 処理

ナレッジ・コラボレーション

メッセージを登録する。

メッセージを更新する。

メッセージに返答する。

文書共有管理

文書を改版する。

ワークフロー

申請書類を下書きする。
※添付ファイルの項目が存在する申請書類のみ

経費精算

ファイルをアップロードする。

支払管理(新のみ)

ファイルをアップロードする。

電帳法ストレージ

ファイルをアップロードする。

パーソン情報(名刺)

名刺を取り込みする。

その他の保存先

該当の候補がない場合、「その他の保存先」より任意の保存先が指定できます。

Note
  • 2023年4月以前にNICollabo 360を導入いただいている場合、支払管理機能を利用するにはアップグレードが必要です。

  • 電帳法ストレージ機能を利用するには、別途契約が必要です。

  • パーソン情報(名刺)を利用するには、別途下記製品いずれかの契約が必要です。

    • Sales Force Assistant

    • Sales Quote Assistant

    • Approach DAM

詳細を参照する・処理を実行する

保存先の候補をタップすると詳細が開きます。
内容を確認して処理を選択してください。

バスケット詳細画面
Figure 1. 文書共有管理の場合
項目 説明

機能名

保存先の機能名称、機能に対する処理が表示されます。

該当理由

候補に選ばれた理由が表示されます。

内容

保存内容が表示されます。
保存先の機能によって内容は異なります。

実行(今回のみ)

表示内容で処理(登録、改版など)を実行します。

実行(次回以降も)

表示内容で処理(登録、改版など)を実行します。
また、次回以降は自動的に処理を実行します。
このボタンは、振り分けルールに該当した場合に表示されます。

ブラウザを開いて転記

ブラウザで候補を開き、内容が転記されます。

他のアプリからファイルを共有してアップロードする

他のアプリから共有機能を使ってバスケットアプリにファイルをアップロードできます。
例えば写真アプリやスキャナアプリで撮影した名刺画像をそのままバスケットアプリにアップロードすることができます。

手順
  1. 共有したいファイルを選択します。

  2. 共有アイコンまたは共有メニューをタップします。

  3. 共有先に「バスケット」を選択します。

  4. アップロードが始まります。アップロードが完了すると画面が閉じます。

共有アイコン
Figure 2. 共有アイコン

※共有アイコンやメニューは、共有元アプリやデバイスによって異なります。

バスケットアイコン
Figure 3. 共有先に「バスケット」を選択してください
Tip
  • 共有できるファイルは、画像またはPDFです。

  • 一度につき最大で10枚まで共有できます。

その他

オプション

最新データの取得

アップロードしたファイルの解析結果を素早く確認したい場合、
または標準版(パソコン)でアップロードしたファイルの解析結果を反映したい場合に利用します。

ブラウザで開く

ブラウザで NI Collabo 360 にアクセスします。 バスケットの一覧画面が開きます。

アプリ情報

通知やカメラへのアクセス許可などの設定ができます。

制限事項

  • バスケットは全社員の合計で毎月100枚まで無料でご利用いただけます。
    バスケットオプションをご契約いただくと枚数制限なくご利用いただけます。

  • 2023年4月以前にNICollabo 360を導入いただいている場合、支払管理機能を利用するにはアップグレードが必要です。

  • 電帳法ストレージ機能を利用するには、別途契約が必要です。

  • パーソン情報(名刺)を利用するには、別途下記製品いずれかの契約が必要です。

    • Sales Force Assistant

    • Sales Quote Assistant

    • Approach DAM

関連情報

クライアント証明書

Note

本機能は通常はシステム管理者からの連絡・案内があってから利用する機能です。特に案内がない、あるいは、ご利用の予定がなければ本節は読み飛ばしていただいて結構です。

NIコンサルティングが提供しているAndroidアプリでは、特定端末からのアクセスのみを許可する手段としてクライアント証明書を利用した通信方式をサポートしています。
クライアント証明書を使うためには 対象アプリ内に使用する証明書を最初に一度だけ取り込む必要があります。ただし、取り込んだ証明書の有効期限が切れたなどの理由で証明書を更新する場合は再度取り込みが必要になります。

証明書ファイルをダウンロードするなど、あらかじめAndroid端末内の参照できる領域に証明書ファイルの配置が必要です。

クライアント証明書
Note

証明書は Android標準のセキュリティ領域で管理されます。このセキュリティ領域はOS内の共通のため、他のアプリからも参照することが可能です。
証明書の取り込みはアプリごとに行う必要はありませんが、どの証明書利用するのか選択する操作はアプリごとに必要です。
【重要】Android OSのセキュリティ仕様上、OSにクライアント証明書をインストールすると画面のロック(PIN、パスコード、パターンなど)が必須になります。
Androidデバイスの画面ロックを設定していない場合、後述の操作中にOSの画面ロックの方法を設定するよう要求されるため、その場合は適切な画面ロックを設定してください。

事前にご用意いただくもの

クライアント証明書ファイル
秘密鍵を含む(PKCS#12形式のファイル 拡張子.p12 ※.pfxという拡張子で配布される場合もあります)および秘密鍵を保護しているパスフレーズ(取り込み時に入力します)

中間CA証明書ファイル
クライアント証明書の妥当性を証明する認証局の証明書で、クライアント証明書の発行元によっては提示される場合があり、その場合はこの証明書もOSにインストールします。

クライアント証明書をOSに取り込みアプリで選択する

ここではクライアント証明書を証明書発行元のWebページからAndroid OS内にダウンロードしたとして説明します。またAndroidデバイスの画面ロックを設定していない場合、操作中にOSの画面ロックの方法を設定するよう要求されるためその場合は適切な画面ロックを設定してください。

  1. クライアント証明書ファイルをタップするか、あるいはAndroid OSのシステムの「設定>セキュリティ」の「ストレージからのインストール」で対象のクライアント証明書ファイルを選択します。

  2. 証明書を抽出するためのパスワードの入力が要求されます。ここで秘密鍵を保護しているパスフレーズを 入力してください。

  3. 続いて証明書の名称の入力が要求されます。通常は証明書に設定されている人が読んで理解しやすい識別 名称が自動でセットされますが、証明書によっては名称が省略されている場合は、証明書を識別する長い 文字列が表示される場合があります。その場合そのままでも利用できますがわかりやすい名称(任意)を 付与することを推奨します。

  4. エラーがなければ取り込みに成功です。

  5. 次にクライアント証明書を利用したいアプリを起動します。

  6. アプリ内の設定画面の「クライアント証明書」あるいは「クライアント証明書を有効にする」をタップすると、証明書の選択ダイアログが表示されます。
    ※メニュー名称はアプリによって異なります。

  7. ここで先ほど登録した証明書を選択し許可します。

  8. 証明書を選択すると証明書の識別名(エイリアス名)が設定画面に表示されます。この状態のとき通信時にクライアント証明書を要求される場合に自動的にこの証明書を提示して通信するようになります。

Note

クライアント証明書を使う環境でQRコード認証を行う際、QRコード画面をHTTPSで開く必要があります。(これはQRコードに含まれている接続用のURLはその画面を開いたときのURLに応じて作成されるためです)

中間CA証明書ファイルをOSにインストールする

こちらは該当ファイルが提示されている場合にのみ行います。
ここでは証明書を証明書発行元のWebページからAndroid OS内にダウンロードしたとして説明します。

  1. 証明書ファイルをタップするか、あるいはAndroid OSのシステムの「設定>セキュリティ」の「ストレージからのインストール」で対象の中間CA証明書ファイルを選択します。

  2. インストールに成功すると「設定>セキュリティ」の「信頼できる認証情報」にユーザーが追加したCA 証明書として登録されていることを確認できます。

クライアント証明書をアプリから破棄する

クライアント証明書が不要になった場合は、以下手順でアプリ内から取り込まれている証明書を破棄します。

  1. アプリ内で選択されている証明書を破棄する場合は、チェックされているクライアント証明書を利用するをタップします。この状態でアプリは証明書を使わない通信に戻ります。

なおOSにインストールされている証明書は引き続き残っていますので、それらを削除するには設定のセキュリティから「認証ストレージの消去」を選択する必要があります。ただし、この操作はOSにユーザーによって追加されたクライアント証明書データがすべてリセットされるため(個別に指定ができません)、他に必要な証明書がインストールされていないことを、前掲のクライアント証明書の選択ダイアログ上で確認して実行することをお奨めします。

よくあるご質問

詳細やエラーが発生した場合の解決方法、よくあるご質問は以下のマニュアルを参照してください。
よくあるご質問:スマートフォンアプリ編

サポートデスク

E-MAIL

support@ni-consul.co.jp

URL

https://www.ni-consul.co.jp

営業時間

月曜日~金曜日 9:00~12:00、13:00~17:00(弊社休業日・祝日を除く)

奥付

○ 商標

本説明書に登場する会社名、製品名は各社の登録商標、商標です。

○ 免責

本説明書に掲載されている手順による操作の結果、ハード機器に万一障害などが発生しても、弊社では一切の責任を負いませんのであらかじめご了解ください。

○ 発行

株式会社NIコンサルティング
2024年9月24日 第2版

NI Consulting

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