Ultimate Backup アプリとは

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概要

災害やネットワーク障害などに備え、
日頃から定期的にデータをダウンロードし、 オフラインで参照できるようにするアプリです。
会社がUltimate Backup機能で紙に出力してバックアップ管理することが難しいデータを、個人で管理できるようにします。

動作環境

Android 9 以降

ダウンロード対象

  • NI Collabo 360「メール」

  • NI Collabo 360「共有メール」

※添付ファイルは取扱対象外です。
※ダウンロード時点から遡って 90日前~1日前 に送受信したメールが対象です。

ダウンロードは、Android OSの機能を使って自動的に実行されます。
また、アプリ起動時にもバックグラウンドで実行されます。

こちらの詳細もお読みください。
ダウンロードの詳細

制限事項

  • NI Collabo 360にログインできる必要があります。

  • メールまたは共有メールいずれかの機能を使用できる必要があります。

  • システム設定で、当アプリの利用が許可されている必要があります。

  • Ultimate Backupのシステム設定で、バックアップ対象が選択されている必要があります。

認証する

認証方法

アプリを利用するために認証を行います。
認証には、「NI Collabo 360」のログイン情報が必要です。
下記のいずれかの方法で認証を行います。

QRコード認証は、アプリを利用する端末とは別途、QRコードを表示するための端末が必要です。
他に端末が手元に無い場合は、パスワード認証をご利用ください。

QRコード認証

  1. アプリで読み取るQRコードを表示するため、
    アプリを利用する端末とは別の端末を使い、ブラウザで「NI Collabo 360」にログインします。

  2. 「オプション設定 > 基本設定 > スマートフォンアプリ > 認証」に遷移するとQRコードが表示されます。
    ※「NI Collabo 360」ポータル画面下部の「アプリ認証」から開くこともできます。

  3. アプリを起動して認証情報を開きます。

  4. 「QRコード認証」ボタンをタップしてカメラを起動します。
    ※QRコードを読み取るため、カメラの使用権限を許可してください。

  5. 起動したカメラでQRコードを読み取ってください。

QRコード認証

パスワード認証

  1. アプリを起動して認証情報を開きます。

  2. 連携先URLを入力してください。
    ※連携先URLはブラウザで「NI Collabo 360」にログイン後、
    「オプション設定 > 基本設定 > スマートフォンアプリ > 認証」に遷移すると記載されています。
    ※「NI Collabo 360」ポータル画面下部の「アプリ認証」から開くこともできます。
    ※スマートフォンまたはタブレットで画面表示すると、連携先URLの横に「コピー」ボタンが表示されます。
     連携先URLをコピー&ペーストで入力することができます。

  3. ID、Passwordを入力してください。接続ができれば完了です。
    ※「NI Collabo 360」の標準版にログインする際のID、Passwordです。

パスワード認証

使い方

利用開始

初回の認証後に利用開始画面に遷移します。
ボタンを押して、ダウンロードをはじめます。
ダウンロードが終了するまで、そのまましばらくお待ちください。

operation
設定 説明

Wi-Fi接続時のみダウンロードする

ONにすると、Wi-Fi接続されているときのみダウンロードを行います。
以降もダウンロードが実行されるタイミングでWi-Fi接続されていない場合、ダウンロードが行われません。(推奨値:OFF)

Note
  • 「Wi-Fi接続時のみダウンロードする」は設定画面でも変更できます。

  • 利用可能なアカウントとメールの件数が多いほど、ダウンロードに時間がかかります。
    不要なメールやアカウントをあらかじめ削除しておくことを推奨いたします。

メインメニュー

アプリ起動時に表示される画面です。

menu

メール・共有メール
アプリにダウンロードしたデータを参照するための入口です。
タップすると自分が参照可能なメールアカウントが展開します。
認証前やアプリを利用できない場合、表示されません。

ブラウザで開く
ブラウザで NI Collabo 360 にアクセスします。
NI Collabo 360のポータル画面が開きます。
認証前やアプリを利用できない場合、表示されません。

認証情報
認証画面を開きます。

設定
アプリの設定画面を開きます。

アプリ情報
設定アプリのUltimate Backupの画面を開きます。
通知やカメラへのアクセス許可などの設定ができます。

一覧画面

ダウンロードしたデータの一覧です。

list
  • ① メールの件名で検索できます。

  • ② 表示対象の変更や日付で絞り込む設定ができます。

参照画面

ダウンロードしたデータを参照します。

refer full

表示内容

項目 説明

件名

メールの件名です。

送信者

メールの送信者です。

送信日時

メールの送信日時です。

TO、CC、BCC

宛先が含まれる場合に表示されます。BCCは自分が送信したメールの場合、表示されます。

内容

メールの内容がテキスト形式で表示されます。
ダウンロード時点では、冒頭のみの状態ですが、
自動的に全文取得処理が行われ、取得以降は全文表示されます。
未取得の場合、手動操作での即時取得も可能です。
詳細はダウンロードの詳細 全文取得をお読みください。

ダウンロード日時

アプリがこのデータをダウンロードした日時です。

あとで読む

ブックマーク機能です。
読み忘れてはいけないものをアプリの中で分類しておくことができます。

  • ダウンロードしたデータの参照画面の☆をタップして「追加/解除」できます。

read after refer
  • 「あとで読む」に追加したものはメインメニューからアクセスできます。

read after menu

設定画面

アプリの設定を行います。

settings
設定 説明

自動削除までの期間

ダウンロードしてから指定の期間を過ぎたデータをアプリから自動で削除します。(初期値:180日)

データ削除

ダウンロードしたデータをアプリから削除します。全削除すると利用開始前の状態になります。

Wi-Fi接続時のみダウンロードする

ONにすると、Wi-Fi接続されているときのみダウンロードを行います。
ダウンロードが実行されるタイミングでWi-Fi接続されていない場合、ダウンロードが行われません。(推奨値:OFF)

ダウンロードの詳細

ダウンロード対象

  • NI Collabo 360「メール」

  • NI Collabo 360「共有メール」

Note
  • 添付ファイルは取扱対象外です。

  • 取得対象のメール:ダウンロード時点から遡って 90日前~1日前 に送受信したメールが対象です。下書きや削除したメールはバックアップ対象外とし、容量を節約しています。

  • 最大取得件数:1度のダウンロードにつき、1アカウントごとに最大4000件です。

  • 共有メールは、自分が参照可能なアカウントであり、かつUltimate Backupのシステム設定でそのアカウントが選択されている必要があります。

  • 参照できなくなった共有メールアカウントとそのアカウントのメールは、次回のダウンロード実行時にアプリから削除されます。

  • ダウンロード時点の情報がオフラインで参照できるように保存されます。
    ダウンロード時点でメールのステータスが「送信済み」「再送」のメールを "送信した" メールとして扱い、それ以外を "受信した" メールとして扱います。

実行タイミング

ダウンロードはAndroid OSの機能を使って自動的に行われます。
また、アプリ起動時にもバックグラウンドで行われます。
自動処理の実行タイミングはデバイスの使用状況、充電時やバッテリー残量や通信状況等を考慮してAndroid OSによって決定されます。
1日に1~2回実行されますがこれは一定のタイミングではなくデバイスの状況により大幅に変動する可能性があります。

全文取得

ダウンロード時点では、メールの内容は冒頭のみの状態です。
自動的に全文取得処理が行われ、取得以降は全文表示されます。
自動処理の実行タイミングはデバイスの使用状況、充電時やバッテリー残量や通信状況等を考慮してAndroid OSによって決定されます。
最短で数時間に1回、古いものから順に50件ずつ実行されますがこれは一定のタイミングではなくデバイスの状況により大幅に変動する可能性があります。
未取得の場合、手動操作での即時取得も可能です。

refer summary
Figure 1. 本文取得前
refer summary after
Figure 2. 本文取得後

関連情報

クライアント証明書

Note

本機能は通常はシステム管理者からの連絡・案内があってから利用する機能となりますので特に案内がなければ、あるいは、ご利用の予定がなければ本節は読み飛ばしていただいて結構です。

NIコンサルティングが提供しているAndroidアプリでは、特定端末からのアクセスのみを許可する手段としてクライアント証明書を利用した通信方式をサポートしています。
クライアント証明書を使うためには 対象アプリ内に使用する証明書を最初に一度だけ取り込む必要があります。ただし、取り込んだ証明書の有効期限が切れたなどの理由で証明書を更新する場合は再度取り込みが必要になります。

証明書ファイルをダウンロードするなど、あらかじめAndroid端末内の参照できる領域に証明書ファイルの配置が必要です。

クライアント証明書
Note

証明書は Android標準のセキュリティ領域で管理されます。このセキュリティ領域はOS内の共通のため、他のアプリからも参照することが可能です。
証明書の取り込みはアプリごとに行う必要はありませんが、どの証明書利用するのか選択する操作はアプリごとに必要です。
【重要】Android OSのセキュリティ仕様上、OSにクライアント証明書をインストールすると画面のロック(PIN、パスコード、パターンなど)が必須になります。
Androidデバイスの画面ロックを設定していない場合、後述の操作中にOSの画面ロックの方法を設定するよう要求されるため、その場合は適切な画面ロックを設定してください。

事前にご用意いただくもの

クライアント証明書ファイル
秘密鍵を含む(PKCS#12形式のファイル 拡張子.p12 ※.pfxという拡張子で配布される場合もあります)および秘密鍵を保護しているパスフレーズ(取り込み時に入力します)

中間CA証明書ファイル
クライアント証明書の妥当性を証明する認証局の証明書で、クライアント証明書の発行元によっては提示される場合があり、その場合はこの証明書もOSにインストールします。

クライアント証明書をOSに取り込みアプリで選択する

ここではクライアント証明書を証明書発行元のWebページからAndroid OS内にダウンロードしたとして説明します。またAndroidデバイスの画面ロックを設定していない場合、操作中にOSの画面ロックの方法を設定するよう要求されるためその場合は適切な画面ロックを設定してください。

  1. クライアント証明書ファイルをタップするか、あるいはAndroid OSのシステムの「設定>セキュリティ」の「ストレージからのインストール」で対象のクライアント証明書ファイルを選択します。

  2. 証明書を抽出するためのパスワードの入力が要求されます。ここで秘密鍵を保護しているパスフレーズを 入力してください。

  3. 続いて証明書の名称の入力が要求されます。通常は証明書に設定されている人が読んで理解しやすい識別 名称が自動でセットされますが、証明書によっては名称が省略されている場合は、証明書を識別する長い 文字列が表示される場合があります。その場合そのままでも利用できますがわかりやすい名称(任意)を 付与することを推奨します。

  4. エラーがなければ取り込みに成功です。

  5. 次にクライアント証明書を利用したいアプリを起動します。

  6. アプリ内の設定画面の「クライアント証明書」あるいは「クライアント証明書を有効にする」をタップすると、証明書の選択ダイアログが表示されます。
    ※メニュー名称はアプリによって異なります。

  7. ここで先ほど登録した証明書を選択し許可します。

  8. 証明書を選択すると証明書の識別名(エイリアス名)が設定画面に表示されます。この状態のとき通信時にクライアント証明書を要求される場合に自動的にこの証明書を提示して通信するようになります。

Note

クライアント証明書を使う環境でQRコード認証を行う際、QRコード画面をHTTPSで開く必要があります。(これはQRコードに含まれている接続用のURLはその画面を開いたときのURLに応じて作成されるためです)

中間CA証明書ファイルをOSにインストールする

こちらは該当ファイルが提示されている場合にのみ行います。
ここでは証明書を証明書発行元のWebページからAndroid OS内にダウンロードしたとして説明します。

  1. 証明書ファイルをタップするか、あるいはAndroid OSのシステムの「設定>セキュリティ」の「ストレージからのインストール」で対象の中間CA証明書ファイルを選択します。

  2. インストールに成功すると「設定>セキュリティ」の「信頼できる認証情報」にユーザーが追加したCA 証明書として登録されていることを確認できます。

クライアント証明書をアプリから破棄する

クライアント証明書が不要になった場合は、以下手順でアプリ内から取り込まれている証明書を破棄します。

  1. アプリ内で選択されている証明書を破棄する場合は、チェックされているクライアント証明書を利用するをタップします。この状態でアプリは証明書を使わない通信に戻ります。

なおOSにインストールされている証明書は引き続き残っていますので、それらを削除するには設定のセキュリティから「認証ストレージの消去」を選択する必要があります。ただし、この操作はOSにユーザーによって追加されたクライアント証明書データがすべてリセットされるため(個別に指定ができません)、他に必要な証明書がインストールされていないことを、前掲のクライアント証明書の選択ダイアログ上で確認して実行することをお奨めします。

よくあるご質問

エラーが発生した場合の解決方法、よくあるご質問は以下のマニュアルをお読みください。
よくあるご質問:スマートフォンアプリ編

サポートデスク

E-mail

support@ni-consul.co.jp

URL

https://www.ni-consul.co.jp

営業時間

月曜日~金曜日 9:00~12:00、13:00~17:00(弊社休業日・祝日を除く)

奥付

○ 商標

本説明書に登場する会社名、製品名は各社の登録商標、商標です。

○ 免責

本説明書に掲載されている手順による操作の結果、ハード機器に万一障害などが発生しても、弊社では一切の責任を負いませんのであらかじめご了解ください。

○ 発行

株式会社NIコンサルティング
2025年6月25日 第2版

NI Consulting

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